Eierstyring og selskapsledelse i Flytoget
Flytoget følger «Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse» for å sikre en høy standard på dialog og samspill mellom eier, styret og ledelsen av virksomheten. Hvordan ansvar og myndighet utøves mellom disse partene, er beskrevet i Flytogets virksomhetsstyring med instruks for styret og administrerende direktør. I likhet med de styrende dokumenter, er temaet eierstyring og selskapsledelse gjenstand for jevnlig vurdering, diskusjon og godkjenning i styret.
Flytogets fire kjerneverdier er entusiasme, innovasjon, effektivitet og pålitelighet. Disse verdiene skal kjennetegne Flytogets kultur, og sammen med visjon og forretningsidé, ligge til grunn for overordnede mål, strategi og prioriteringer.
Åpenhet, ansvarlighet, mangfold og likebehandling skal prege bedriftskulturen, og bygge opp tilliten til Flytoget både internt og eksternt. Flytogets medarbeidere har gjennom sitt arbeid kontakt med kunder, leverandører og kollegaer. For å sikre en redelig og profesjonell opptreden, er det utarbeidet retningslinjer for ansvarlighet, gjennomført aktsomhetsvurderinger, samt nedfelt etiske retningslinjer som gjelder for alle medarbeidere og leverandører. Retningslinjer for ansvarlighet og etiske retningslinjene er godkjent av styret og tilgjengelig på interne intranettsider, samt på flytoget.no.
Flytoget følger samfunnsutviklingen og ønsker å bidra til verdiskapning og god utnyttelse av felleskapets sosiale og miljømessige ressurser. Flytogets arbeid med bærekraft er integrert i Flytogets styringssystemer og strategier.
Virksomhet
Flytogets formål er å skape høyest mulig avkastning over tid innenfor bærekraftige rammer. Samfunnsoppdraget er nedfelt i trafikkavtalen med Jernbanedirektoratet, og intensjonen er å oppnå økt kollektivandel til Oslo lufthavn. En attraktiv tilbringertjeneste bidrar til redusert bil- og bussbruk.
Flytoget ble opprettet med mål om å sikre 50 prosent kollektivtransport til Oslo lufthavn. Dette målet er for lengst oppnådd og er nå økt til et mål om 75 prosent kollektivandel.
Flytogets formålsparagraf ble endret 25. november 2015 til: «Selskapets formål er å drive togtrafikk samt investeringer, finansplasseringer og tjenesteyting i tilknytning til dette». Flytoget driver virksomheten i tråd med formålsparagrafen. Selskapet utarbeider årlig mål og strategier for de ulike deler av virksomheten. Flytoget har uttrykt klare ambisjoner om å utvide sin togvirksomhet i Norge der detter er formålstjenlig og mulig.
Samferdselsdepartementet (overdratt til Jernbanedirektoratet) har inngått en trafikkavtale med Flytoget om å frakte passasjerer til flyplassen på strekningen Drammen – Oslo lufthavn. Denne avtalen har gyldighet ut januar 2028.
Selskapskapital og utbytte
Styret i Flytoget har gjennom selskapets styreinstruks ansvaret for å sørge for at Flytogets egenkapital til enhver tid er på et forsvarlig nivå, og varsle generalforsamlingen om så ikke er tilfelle.
Styret har årlig dialog med eier om utbyttepolitikk for selskapet. Selskapets finansieringsstrategi innehar prinsipper for sikring av selskapets soliditet og avveier fremtidige investeringsbehov mot ubyttekapasitet.
Som 100 prosent aksjeselskap eid av staten følges særreglene som blant annet innebærer at generalforsamlingen ikke er bundet av styrets forslag til utbytte. Riksrevisjonen fører kontroll med forvaltningen av statens eierinteresse i selskapet
Likebehandling av aksjeeiere og transaksjoner med nærstående
Flytoget er et 100 prosent statlig selskap underlagt Samferdselsdepartementet. Retningslinjer for transaksjoner med nærstående parter er nedfelt i instruks for styret og administrerende direktør, retningslinjer for ansvarlighet, samt etiske retningslinjer. I note om nærstående parter i årsregnskapet er det nedfelt hvem som anses som nærstående part.
Fri omsettelighet
Flytoget er eid av staten og det foreligger ikke vedtak om nedsalg av statens eierandel.
Generalforsamling
Generalforsamlingen i Flytoget gjennomføres i henhold til aksjeselskapslovens kapittel 20. Det er Departementet ved samferdselsministeren som utgjør selskapets generalforsamling.
Valgkomité
Flytoget har ingen valgkomité ettersom eier utnevner eksterne styremedlemmer og ansattevalgte velges blant medarbeiderne. Styret skal ha av nødvendig kompetanse, kapasitet og mangfold.
Bedriftsforsamling og styre, sammensetning og uavhengighet
Styret av fem eksterne medlemmer som velges av generalforsamlingen. De aksjonærvalgte medlemmene velges for en periode på inntil to år, og de er alle uavhengige av selskapets daglige ledelse. De ansatte velger tre representanter til styret, for to år av gangen.
Informasjon om styrets medlemmer finnes på flytoget.no.
Styrets ansvar og arbeid
Norsk selskapslovgivning og anbefalinger av NUES er lagt til grunn for styrets mandat, herunder den overordnede forvaltning og kontroll av selskapet.
Styret har ansvar for at selskapet har et virksomhetsstyringssystem der bla. instruks for styret og administrerende direktør er utarbeidet og godkjent. Virksomhetsstyringssystemet «Flytogboka» med policyer, prosedyrer og håndbøker ivaretar oppfølging av alle gjeldende interne og eksterne krav. Administrerende direktør er eier av «Flytogboka» og har det overordnede ansvar for å følge opp etterlevelse, oppdatering og utvikling. Styret skal påse at instruks for styret og administrerende direktør revideres, minimum annet hvert år.
Styret vedtar mot slutten av hvert år en plan for styremøter kommende år hvor hovedtema for hvert styremøte er spesifisert. Årsplanen omhandler styrets hovedoppgaver med vekt på mål, strategi, organisering og kontroll av selskapet.
Det er valgt et kompensasjonsutvalg blant styrets medlemmer som et forberedende organ for saker som omhandler avlønning, bonus og øvrige kompensasjonsordninger for selskapet.
Virksomhetsstyring
Flytogets virksomhetsstyringssystem har som formål å bidra til utøvelse av god eierstyring og selskapsledelse gjennom å sikre kontinuitet i arbeidsmetoder som ivaretar valgt retning og etterlevelse av krav.
I tillegg skal «Flytogboka» gi en helhetlig beskrivelse av vedtatt virksomhetsstyring. «Virksomhetsstyring i Flytoget» med retningslinjer for ansvarlighet, etiske retningslinjer og fullmakter, gir premisser for øvrige policyer og prosedyrer.
Risikostyring
Flytogets risikostyring skal bidra til å optimalisere selskapets verdiskaping og vekst. Det er et mål at risikovurderinger skal fange opp et helhetlig bilde av risikoer knyttet både til endringer i eksterne rammer, samt til intern drift og utvikling av virksomheten. God styring og kontroll av trafikksikkerhet er grunnleggende for selskapets virksomhet, og ivaretas gjennom etablerte rutiner og kontroll, samt er fast på sakslisten for leder- og styremøtene.
Det gjennomføres årlig en samlet risikovurdering av virksomheten. Denne tar for seg Flytogets totale risikobilde. Hensikten er å kartlegge risikoer av strategisk, finansiell, operasjonell og omdømmemessig karakter. Flytoget følger systematisk opp de overordnede risikoer som risikovurderingen avdekker, og følger opp med tiltak for å redusere sannsynlighet for og konsekvensen av de enkelte risikofaktorene som kan ha negativ betydning for Flytogets drift og omdømme.
Flytoget har etablert en beredskapsledergruppe og en business continuity plan. Det gjennomføres beredskapsøvelser minimum to ganger pr år.
Internkontroll
Internkontrollen i selskapet foregår gjennom bistand i prosesser og underveis i form av revisjoner. Det foreligger langsiktige revisjonsprogrammer for revisjon av virksomhetsstyringen i selskapet. Disse gjennomføres enten som rene interne prosesser eller også med bistand av ekstern ekspertise.
Det er ulike krav til revisjonsfrekvens for alle aktuelle virksomhetsområder og ledergruppen presenteres og godkjenner et årlig revisjonsprogram. Sikkerhetsstyringssystemet, samt informasjonssikkerhet skal eksempelvis revideres løpende, ut fra risiko og behov ellers.
Ledelsen gjennomgår alle sider ved virksomhetsstyringssystemet i den årlige «Ledelsens gjennomgåelse» og styret gjennomgår årlig selskapets risikostyring og internkontroll.
Godtgjørelse til styret
Godtgjørelse til styret fastsettes av eier i forbindelse med generalforsamlingen. Styrets godtgjørelse er ikke resultatavhengig, og det er ikke utstedt opsjoner til styremedlemmer. Årlig godtgjørelse til styret kommer frem i selskapets lederlønnsrapport.
Godtgjørelse til ledende ansatte
Selskapet følger selskapets retningslinjer for fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende personer. Styret fastsetter årlig administrerende direktørs betingelser.
Selskapet har et kompensasjonsutvalg bestående av to eiervalgte styremedlemmer og ett ansattvalgt styremedlem. Administrerende direktør er sekretær i kompensasjonsutvalget. Kompensasjonsutvalgets mandat er å sikre at retningslinjer for fastsettelse av lønn og godtgjørelse til ledende personer etterleves. Kompensasjonsutvalgets anbefaling legges frem for styret til beslutning.
Informasjon og kommunikasjon
Flytoget er opptatt av åpenhet og en god kommunikasjon med alle interessenter.
Det avholdes kvartalsvise møter med eier hvor finansielle og ikke finansielle resultater blir presentert, sammen med annen relevant informasjon. Årsrapport og kvartalsresultater publiseres på flytoget.no.
Flytoget jobber også for å møte informasjonsbehovet til andre interessenter som kunder, samarbeidspartnere, premissgivere og samfunnet ellers, gjennom en målrettet interessentdialog og en integrert årsrapportering.
Selskapsovertakelse
Ettersom Flytoget er et selskap 100 prosent eid av Samferdselsdepartementet og det ikke foreligger vedtak om nedsalg, har ikke selskapet utarbeidet prinsipper for hvordan selskapet vil opptre ved eventuelle overtagelsestilbud.
Revisor
Revisor er til stede på styremøtet i forbindelse med avleggelse av årsregnskapet hvor også brev fra revisor blir gjennomgått. Styret har i samme møte en egen samtale med revisor uten at administrasjonen er til stede. Revisor møter på generalforsamlingen. Samlet godtgjørelse til revisor er beskrevet i note til regnskapet. Godtgjørelsen er fordelt på revisjon og andre tjenester. Selskapet er bevisst på bruken av revisor til andre tjenester enn revisjon.
Riksrevisjonen og valgt revisor deltar på selskapets generalforsamling.